No mundo corporativo, empresas com várias subsidiárias e entidades enfrentam desafios complexos nas transações internas. Esses desafios, conhecidos como processos intercompany, envolvem transações financeiras e contábeis entre diferentes unidades de uma mesma organização. Eles podem incluir transferências de inventário, pagamentos de dividendos, empréstimos ou vendas entre matriz e subsidiárias.
Esses processos são essenciais para o funcionamento de grandes corporações, mas quando mal geridos, podem gerar riscos significativos, desde erros contábeis até fraudes. Neste artigo, exploramos os desafios comuns enfrentados em operações intercompany e como a Automação Robótica de Processos (RPA) pode ser uma solução estratégica para mitigar riscos, aumentar a eficiência e garantir conformidade.
Principais desafios das operações Intercompany
- Complexidade regulatória
- Desafio: Navegar por regulamentações fiscais e contábeis de diferentes jurisdições.
- Solução com RPA: Automatização da coleta e organização de dados para relatórios regulatórios, garantindo conformidade contínua e evitando penalidades.
- Preços de transferência
- Desafio: Estabelecer e documentar preços de transferência consistentes com as diretrizes fiscais.
- Solução com RPA: Monitoramento e documentação automatizada das transações intercompany, facilitando auditorias e garantindo que os preços sejam justos e em conformidade.
- Integração de sistemas
- Desafio: Subsidiárias operando com sistemas de TI distintos, levando a inconsistências de dados.
- Solução com RPA: Integração e automação da transferência de dados entre sistemas, minimizando erros e inconsistências.
- Gestão de risco cambial
- Desafio: A volatilidade cambial pode impactar diretamente os resultados financeiros.
- Solução com RPA: Monitoramento automatizado das taxas de câmbio, ajustando transações em tempo real para mitigar esses riscos.
- Eliminação de transações duplicadas
- Desafio: Erros na eliminação de transações duplicadas durante a consolidação financeira.
- Solução com RPA: Reconciliação automatizada, garantindo precisão e eficiência na consolidação de dados.
- Comunicação e coordenação
- Desafio: Falta de comunicação eficaz entre as entidades do grupo.
- Solução com RPA: Automação de notificações e atualizações para facilitar a coordenação.
- Auditorias e compliance
- Desafio: Preparação para auditorias e garantia de conformidade regulatória.
- Solução com RPA: Auditorias automáticas e geração de relatórios de compliance, assegurando que os processos estejam em conformidade com as regulamentações.
- Eficiência operacional
- Desafio: Operações intercompany ineficientes.
- Solução com RPA: Automação de tarefas repetitivas, liberando recursos humanos para atividades mais estratégicas.
Fraudes em processos Intercompany e como a RPA ajuda a preveni-las
Fraudes em operações intercompany podem ter consequências desastrosas para a saúde financeira e reputacional das empresas. Com a RPA, é possível monitorar transações em tempo real, identificar anomalias e automatizar processos críticos, reduzindo o risco de fraudes.
- Reconciliação inadequada
- Fraude: Diferenças não reconciliadas entre as subsidiárias podem ser manipuladas para esconder transações fraudulentas.
- Risco: Pode resultar em relatórios financeiros imprecisos e decisões de negócios equivocadas.
- Postagens incorretas
- Fraude: Lançamentos errados em contas intercompany, como saldos devidos registrados incorretamente, podem ser usados para desviar fundos.
- Risco: Distorce a verdadeira posição financeira da empresa.
- Diferenças de taxa de câmbio
- Fraude: Manipulação de taxas de câmbio para inflar ou deflacionar resultados financeiros.
- Risco: Impacta a integridade dos relatórios financeiros consolidados.
- Identificação incorreta de contrapartes
- Fraude: Contrapartes incorretamente identificadas podem ser usadas para criar transações fictícias.
- Risco: Pode levar a perdas financeiras significativas e danos à reputação.
- Resumos e consolidação de transações
- Fraude: Agregação inadequada de transações pode ocultar atividades fraudulentas.
- Risco: Dificulta a detecção de fraudes em auditorias.
Casos de fraude Intercompany
Exemplos recentes de fraudes em grandes corporações evidenciam a importância de uma governança eficaz nos processos intercompany. Casos como o das Lojas Americanas (Brasil) e Wirecard (Alemanha) mostram como fraudes podem passar despercebidas quando não há controle e automação.
Lojas Americanas
Em 2023, a Americanas S.A. revelou inconsistências contábeis de aproximadamente R$ 20 bilhões, decorrentes da omissão de dívidas e práticas contábeis inadequadas. A falta de governança intercompany permitiu que essas inconsistências se acumulassem, levando a um colapso financeiro.
Wirecard
A Wirecard falsificou documentos e criou entidades fictícias para inflar seus lucros, resultando em um rombo de 1,9 bilhões de euros. A falta de controle e verificação automática contribuiu para a fraude de grande escala.
Luckin Coffee (2020)
A cadeia chinesa de cafeterias admitiu inflar suas vendas em cerca de 310 milhões de dólares, falsificando transações de vendas e despesas. O impacto foi devastador: a empresa foi retirada da Nasdaq e vários executivos enfrentam ações legais.
Steinhoff International (2017)
A varejista sul-africana Steinhoff foi envolvida em um escândalo que resultou em uma queda de 90% no valor de suas ações. A fraude, que manipulou demonstrações financeiras, resultou em investigações em vários países e na renúncia de seu CEO.
Alie-se à Automação Robótica de Processos (RPA)
No cenário atual, onde os desafios de conformidade e transparência estão no centro das operações intercompany, a Automação Robótica de Processos (RPA) surge como uma solução estratégica para garantir a eficiência e integridade desses processos. No seu conceito mais direto, a RPA automatiza a geração de relatórios de compliance e realiza um monitoramento contínuo das transações, assegurando que estejam em conformidade com as normas e regulamentos aplicáveis.
Com isso, sua empresa não só evita multas e penalidades decorrentes de não conformidades, como também otimiza a reconciliação de transações entre as diversas entidades do grupo. A tecnologia pode monitorar e ajustar automaticamente as taxas de câmbio, verificar a precisão dos dados em tempo real e garantir uma governança robusta.
A RPA não é apenas uma ferramenta de automação — é um verdadeiro aliado estratégico para as operações intercompany, assegurando a Governança dos Dados e compliance em todas as etapas. Ela audita e valida cada transação, eliminando o risco de erros humanos e fraudes, enquanto aumenta a eficiência operacional.
A seguir, vamos explorar cada um desses aspectos e mostrar como a RPA se torna um ativo indispensável para transformar a gestão intercompany e proteger seu negócio.
Como as soluções de RPA ajudam a prevenir fraudes em operações intercompany?
No cenário intercompany, onde as transações são constantes e as margens de erro podem custar caro, a Automação Robótica de Processos (RPA) se destaca como uma ferramenta essencial na prevenção de fraudes. A seguir, exploramos como as soluções de RPA garantem segurança e eficiência nas operações.
- Monitoramento contínuo
- Solução: Robôs de RPA monitoram transações em tempo real, identificando padrões anômalos e suspeitos de forma automática.
- Benefício: Isso reduz drasticamente a chance de fraudes passarem despercebidas, aumentando a segurança e confiança nos processos.
- Automatização de reconciliações
- Solução: A RPA automatiza a reconciliação de transações intercompany, garantindo que tudo esteja preciso e transparente entre as partes envolvidas.
- Benefício: A eliminação de erros humanos e o aumento da eficiência operam como barreiras contra fraudes, economizando tempo e recursos.
- Verificação de taxas de câmbio
- Solução: Robôs verificam as taxas de câmbio em tempo real, ajustando transações de forma precisa e automática, de acordo com as variações do mercado.
- Benefício: Isso garante que as transações sejam registradas corretamente, evitando discrepâncias que possam ser exploradas em fraudes.
- Identificação de contrapartes
- Solução: A RPA automatiza a verificação de contrapartes, assegurando que as transações sejam devidamente atribuídas e verificadas.
- Benefício: Esse processo reduz o risco de transações fraudulentas ou mal direcionadas, aumentando a confiança nos fluxos intercompany.
- Auditorias automáticas
- Solução: Robôs realizam auditorias automáticas e regulares, garantindo que todos os processos estejam em conformidade com as normas internas e regulatórias.
- Benefício: Essa automação facilita a detecção precoce de fraudes e irregularidades, promovendo uma cultura de compliance robusta e proativa.
Com a RPA, a gestão intercompany se transforma em uma operação eficiente, segura e preparada para prevenir fraudes de forma ativa e contínua.
Benefícios da adoção do RPA em processos e operações intercompany
- Transparência: A automação de relatórios financeiros e operacionais com RPA proporciona visibilidade total nas transações, garantindo maior clareza e confiança em cada etapa das operações.
- Responsabilidade: Ao assegurar que todos os processos sigam rigorosamente as políticas estabelecidas, a RPA facilita a responsabilização, permitindo um controle mais rígido e eficiente das operações.
- Mitigação de riscos: A automação identifica e mitiga riscos operacionais e financeiros de forma proativa, fortalecendo a segurança e a estabilidade dos processos intercompany.
Conclusão
A falta de governança nos processos intercompany abre brechas para fraudes de grande escala. No entanto, ao integrar a Automação Robótica de Processos (RPA), as empresas podem fortalecer sua governança, elevar a transparência e mitigar os riscos de fraude. Automatizando tarefas críticas, as organizações garantem a precisão dos dados, melhoram a conformidade e protegem seus ativos financeiros.
A combinação entre governança de dados, auditoria, compliance e RPA se torna fundamental na gestão eficaz de operações intercompany, especialmente em um ambiente corporativo globalizado. Adotar essas práticas não apenas reforça a governança corporativa, como também aprimora a eficiência operacional e reduz o risco de fraudes e não conformidades, assegurando que os dados estejam corretos e os ativos protegidos.
O Grupo Qualitat se posiciona como parceiro estratégico na implementação de soluções de RPA para transformar os processos intercompany das empresas, fortalecendo a governança e protegendo os ativos financeiros.
Publicado originalmente em Grupo Qualitat
