O que são processos intercompany e como a RPA pode revolucioná-los?

No mundo corporativo, empresas com várias subsidiárias e entidades enfrentam desafios complexos nas transações internas. Esses desafios, conhecidos como processos intercompany, envolvem transações financeiras e contábeis entre diferentes unidades de uma mesma organização. Eles podem incluir transferências de inventário, pagamentos de dividendos, empréstimos ou vendas entre matriz e subsidiárias.

Esses processos são essenciais para o funcionamento de grandes corporações, mas quando mal geridos, podem gerar riscos significativos, desde erros contábeis até fraudes. Neste artigo, exploramos os desafios comuns enfrentados em operações intercompany e como a Automação Robótica de Processos (RPA) pode ser uma solução estratégica para mitigar riscos, aumentar a eficiência e garantir conformidade.

Principais desafios das operações Intercompany

  1. Complexidade regulatória
    • Desafio: Navegar por regulamentações fiscais e contábeis de diferentes jurisdições.
    • Solução com RPA: Automatização da coleta e organização de dados para relatórios regulatórios, garantindo conformidade contínua e evitando penalidades.
  2. Preços de transferência
    • Desafio: Estabelecer e documentar preços de transferência consistentes com as diretrizes fiscais.
    • Solução com RPA: Monitoramento e documentação automatizada das transações intercompany, facilitando auditorias e garantindo que os preços sejam justos e em conformidade.
  3. Integração de sistemas
    • Desafio: Subsidiárias operando com sistemas de TI distintos, levando a inconsistências de dados.
    • Solução com RPA: Integração e automação da transferência de dados entre sistemas, minimizando erros e inconsistências.
  4. Gestão de risco cambial
    • Desafio: A volatilidade cambial pode impactar diretamente os resultados financeiros.
    • Solução com RPA: Monitoramento automatizado das taxas de câmbio, ajustando transações em tempo real para mitigar esses riscos.
  5. Eliminação de transações duplicadas
    • Desafio: Erros na eliminação de transações duplicadas durante a consolidação financeira.
    • Solução com RPA: Reconciliação automatizada, garantindo precisão e eficiência na consolidação de dados.
  6. Comunicação e coordenação
    • Desafio: Falta de comunicação eficaz entre as entidades do grupo.
    • Solução com RPA: Automação de notificações e atualizações para facilitar a coordenação.
  7. Auditorias e compliance
    • Desafio: Preparação para auditorias e garantia de conformidade regulatória.
    • Solução com RPA: Auditorias automáticas e geração de relatórios de compliance, assegurando que os processos estejam em conformidade com as regulamentações.
  8. Eficiência operacional
    • Desafio: Operações intercompany ineficientes.
    • Solução com RPA: Automação de tarefas repetitivas, liberando recursos humanos para atividades mais estratégicas.

Fraudes em processos Intercompany e como a RPA ajuda a preveni-las

Fraudes em operações intercompany podem ter consequências desastrosas para a saúde financeira e reputacional das empresas. Com a RPA, é possível monitorar transações em tempo real, identificar anomalias e automatizar processos críticos, reduzindo o risco de fraudes.

  1.     Reconciliação inadequada
  • Fraude: Diferenças não reconciliadas entre as subsidiárias podem ser manipuladas para esconder transações fraudulentas.
  • Risco: Pode resultar em relatórios financeiros imprecisos e decisões de negócios equivocadas.
  1.     Postagens incorretas
  • Fraude: Lançamentos errados em contas intercompany, como saldos devidos registrados incorretamente, podem ser usados para desviar fundos.
  • Risco: Distorce a verdadeira posição financeira da empresa.
  1.     Diferenças de taxa de câmbio
  • Fraude: Manipulação de taxas de câmbio para inflar ou deflacionar resultados financeiros.
  • Risco: Impacta a integridade dos relatórios financeiros consolidados.
  1.     Identificação incorreta de contrapartes
  • Fraude: Contrapartes incorretamente identificadas podem ser usadas para criar transações fictícias.
  • Risco: Pode levar a perdas financeiras significativas e danos à reputação.
  1.     Resumos e consolidação de transações
  • Fraude: Agregação inadequada de transações pode ocultar atividades fraudulentas.
  •  Risco: Dificulta a detecção de fraudes em auditorias.

Casos de fraude Intercompany

Exemplos recentes de fraudes em grandes corporações evidenciam a importância de uma governança eficaz nos processos intercompany. Casos como o das Lojas Americanas (Brasil) e Wirecard (Alemanha) mostram como fraudes podem passar despercebidas quando não há controle e automação.

Lojas Americanas

Em 2023, a Americanas S.A. revelou inconsistências contábeis de aproximadamente R$ 20 bilhões, decorrentes da omissão de dívidas e práticas contábeis inadequadas. A falta de governança intercompany permitiu que essas inconsistências se acumulassem, levando a um colapso financeiro.

Wirecard

A Wirecard falsificou documentos e criou entidades fictícias para inflar seus lucros, resultando em um rombo de 1,9 bilhões de euros. A falta de controle e verificação automática contribuiu para a fraude de grande escala.

Luckin Coffee (2020)
A cadeia chinesa de cafeterias admitiu inflar suas vendas em cerca de 310 milhões de dólares, falsificando transações de vendas e despesas. O impacto foi devastador: a empresa foi retirada da Nasdaq e vários executivos enfrentam ações legais.

Steinhoff International (2017)
A varejista sul-africana Steinhoff foi envolvida em um escândalo que resultou em uma queda de 90% no valor de suas ações. A fraude, que manipulou demonstrações financeiras, resultou em investigações em vários países e na renúncia de seu CEO.

Alie-se à Automação Robótica de Processos (RPA)

No cenário atual, onde os desafios de conformidade e transparência estão no centro das operações intercompany, a Automação Robótica de Processos (RPA) surge como uma solução estratégica para garantir a eficiência e integridade desses processos. No seu conceito mais direto, a RPA automatiza a geração de relatórios de compliance e realiza um monitoramento contínuo das transações, assegurando que estejam em conformidade com as normas e regulamentos aplicáveis.

Com isso, sua empresa não só evita multas e penalidades decorrentes de não conformidades, como também otimiza a reconciliação de transações entre as diversas entidades do grupo. A tecnologia pode monitorar e ajustar automaticamente as taxas de câmbio, verificar a precisão dos dados em tempo real e garantir uma governança robusta.

A RPA não é apenas uma ferramenta de automação — é um verdadeiro aliado estratégico para as operações intercompany, assegurando a Governança dos Dados e compliance em todas as etapas. Ela audita e valida cada transação, eliminando o risco de erros humanos e fraudes, enquanto aumenta a eficiência operacional.

A seguir, vamos explorar cada um desses aspectos e mostrar como a RPA se torna um ativo indispensável para transformar a gestão intercompany e proteger seu negócio.

Como as soluções de RPA ajudam a prevenir fraudes em operações intercompany?

No cenário intercompany, onde as transações são constantes e as margens de erro podem custar caro, a Automação Robótica de Processos (RPA) se destaca como uma ferramenta essencial na prevenção de fraudes. A seguir, exploramos como as soluções de RPA garantem segurança e eficiência nas operações.

  1. Monitoramento contínuo
    • Solução: Robôs de RPA monitoram transações em tempo real, identificando padrões anômalos e suspeitos de forma automática.
    • Benefício: Isso reduz drasticamente a chance de fraudes passarem despercebidas, aumentando a segurança e confiança nos processos.
  2. Automatização de reconciliações
    • Solução: A RPA automatiza a reconciliação de transações intercompany, garantindo que tudo esteja preciso e transparente entre as partes envolvidas.
    • Benefício: A eliminação de erros humanos e o aumento da eficiência operam como barreiras contra fraudes, economizando tempo e recursos.
  3. Verificação de taxas de câmbio
    • Solução: Robôs verificam as taxas de câmbio em tempo real, ajustando transações de forma precisa e automática, de acordo com as variações do mercado.
    • Benefício: Isso garante que as transações sejam registradas corretamente, evitando discrepâncias que possam ser exploradas em fraudes.
  4. Identificação de contrapartes
    • Solução: A RPA automatiza a verificação de contrapartes, assegurando que as transações sejam devidamente atribuídas e verificadas.
    • Benefício: Esse processo reduz o risco de transações fraudulentas ou mal direcionadas, aumentando a confiança nos fluxos intercompany.
  5. Auditorias automáticas
    • Solução: Robôs realizam auditorias automáticas e regulares, garantindo que todos os processos estejam em conformidade com as normas internas e regulatórias.
    • Benefício: Essa automação facilita a detecção precoce de fraudes e irregularidades, promovendo uma cultura de compliance robusta e proativa.

Com a RPA, a gestão intercompany se transforma em uma operação eficiente, segura e preparada para prevenir fraudes de forma ativa e contínua.

Benefícios da adoção do RPA em processos e operações intercompany

  • Transparência: A automação de relatórios financeiros e operacionais com RPA proporciona visibilidade total nas transações, garantindo maior clareza e confiança em cada etapa das operações.
  • Responsabilidade: Ao assegurar que todos os processos sigam rigorosamente as políticas estabelecidas, a RPA facilita a responsabilização, permitindo um controle mais rígido e eficiente das operações.
  • Mitigação de riscos: A automação identifica e mitiga riscos operacionais e financeiros de forma proativa, fortalecendo a segurança e a estabilidade dos processos intercompany.

Conclusão

A falta de governança nos processos intercompany abre brechas para fraudes de grande escala. No entanto, ao integrar a Automação Robótica de Processos (RPA), as empresas podem fortalecer sua governança, elevar a transparência e mitigar os riscos de fraude. Automatizando tarefas críticas, as organizações garantem a precisão dos dados, melhoram a conformidade e protegem seus ativos financeiros.

A combinação entre governança de dados, auditoria, compliance e RPA se torna fundamental na gestão eficaz de operações intercompany, especialmente em um ambiente corporativo globalizado. Adotar essas práticas não apenas reforça a governança corporativa, como também aprimora a eficiência operacional e reduz o risco de fraudes e não conformidades, assegurando que os dados estejam corretos e os ativos protegidos.

O Grupo Qualitat se posiciona como parceiro estratégico na implementação de soluções de RPA para transformar os processos intercompany das empresas, fortalecendo a governança e protegendo os ativos financeiros.

Publicado originalmente em Grupo Qualitat

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