A continuidade do trabalho remoto ou, ao menos, a retomada por meio de um sistema híbrido será a realidade de muitas empresas a partir de agora e no pós-pandemia. Pesquisa realizada pela KPMG revela que 33,8% das companhias planejam voltar ao modelo presencial apenas em 2022, enquanto 87,3% das corporações pretendem manter o modelo híbrido. Diante dessa nova realidade, o uso de soluções digitais que facilitem os processos documentais a distância torna-se ainda mais essencial. Entre elas está o serviço de assinatura eletrônica.
Mas, afinal, de que modo um processo tão simples como assinar documentos pode impactar a rotina do trabalho remoto? Segundo Eduardo Jordão, senior channel manager da Adobe Document Cloud no Brasil, os fluxos documentais em papel geram custos invisíveis e levam muito mais tempo para serem concluídos na comparação com o digital, além de estarem sujeitos a mais riscos de danos e perdas.
As vantagens da utilização de serviços de assinatura eletrônica não se restringem a esses pontos. Por isso, o executivo detalha abaixo outros cinco benefícios:
- Segurança digital: a solução de gestão do fluxo de assinatura eletrônica permite o controle e o arquivamento de documentos sensíveis, como contratos e processos judiciais, de forma 100% digital, eliminando os riscos de perdas, danos e alterações em arquivos relevantes. “No Adobe Sign, por exemplo, quando um fluxo de assinatura é finalizado, o arquivo final é entregue protegido, o que impossibilita a alteração do documento durante e depois do fluxo de assinaturas”, explica Jordão;
- Redução de custos invisíveis: é um dos benefícios de que poucas empresas se dão conta. O fluxo de documentos físicos gera despesas invisíveis, uma vez que o manuseio, o envio, o arquivamento e a replicação de dados em CRM geram gastos em processos que podem ser automatizados. A pesquisa “Total Economic Impact”, conduzida pela Forrester Consulting a pedido da Adobe, aponta que há uma economia de 6 dólares por transação — ou 600.000 dólares por ano no terceiro ano de implementação da ferramenta;
- Economia de tempo: o mesmo estudo da Forrester mostra que o serviço de assinatura eletrônica gera uma redução de 96% no tempo do ciclo do documento: de uma média de sete dias para somente 2 horas, já que não é necessário o envio do documento por portadores ou correios;
- Produtividade para a equipe: Jordão ressalta que a transformação digital efetiva está também na digitalização dos processos documentais porque aumenta a produtividade do funcionário, auxiliando na qualidade de tempo e na gestão do trabalho. Outra pesquisa da Forrester Consulting com líderes empresariais de diversos segmentos, a “Digital Document Processes in 2020: A Spotlight On E-Signatures”, menciona que 66% dos colaboradores de empresas desejam alternativas digitais para o trabalho diário;
- Facilidade para clientes e parceiros: instituições sem processos digitais têm dez vezes mais chances de perder os clientes, segundo dados do mesmo estudo da Forrester. “Oferecer facilidades aos parceiros e à clientela deixou de ser um diferencial e se tornou uma necessidade básica para o sucesso de qualquer negócio. Uma simples assinatura de contrato de forma digital reduz o processo burocrático e custos até para o cliente”, conclui Jordão.
