O início de 2020 tem sido, certamente, muito mais difícil do que se esperava. As implicações da pandemia do COVID-19 no ambiente empresarial estão apenas começando a serem sentidas em toda sua amplitude. E quando as circunstâncias futuras são incertas para as empresas de todos os setores, é hora de criar estratégias sobre como manter seus negócios funcionando sem ruptura, oferecendo o melhor serviço possível ao cliente. A automação dos principais processos aparece como uma das maneiras mais evidentes de proporcionar estabilidade aos seus negócios nos próximos meses.
As empresas precisam acompanhar as expectativas dos clientes, mesmo quando não tiverem certeza de como será a economia la na frente. E essas expectativas sobre os serviços digitais tendem a aumentar face a indisponibilidade de serviços presenciais. Embora a falta temporária de pessoal seja uma realidade, ainda será vital que os negócios continuem como de costume, com o mínimo de interrupções possíveis.
Existe uma piada circulando nas redes sociais dizendo que o principal agente de transformação digital em 2020 não será seu time de TI, nem os grupos de Agile da sua organização, mas sim o Coronavírus. Pois é! Há uma grande dose de verdade e ironia nessa brincadeira. Mas a mensagem final é clara e certeira: Empresas que não se adaptarem rapidamente a essa realidade “forçada” dificilmente sobreviverão a crise.
O surgimento do Home-Office como grande ferramenta para manter o ambiente corporativo funcionando traz alguns desafios importantes. Seus funcionários podem não estar disponíveis para execução de processos que, até bem pouco tempo, eram executados manualmente. Seja para cuidar de sua própria saúde, de algum familiar ou mesmo por empecilho tecnológico, são muito diversas e significativas as chances de interrupção dos principais processos de sua empresa. E o momento perfeito para uma transformação digital robusta, focada na otimização e padronização de processos aliada a introdução de carga significativa de automação para que se possa diminuir o risco de interrupção de serviços.
Nesse tipo de ambiente, seus funcionários passariam do papel de executores de tarefas para gerenciadores, monitorando e agindo apenas nas exceções dos processos, analisando outliers e resultados não pré-programados. Os “bots” puxam a carroça e aos funcionários cabe monitorar, estabelecer os parâmetros da automação e até mesmo “ensinar” os bots como proceder em cada situação.
Soluções de automação como automação de processo robótico (RPA) e automação de carga de trabalho (WLA) fornecem valor real imediatamente, cuidando de suas operações táticas. Ter um time de trabalhadores digitais que possam ser utilizados rapidamente pode trazer resiliência e novas oportunidades para seus negócios. Mesmo em face a um congelamento de contratações, poderá colocar as pessoas que você precisa para trabalhar em capacidades de agregação de valor, enquanto os trabalhadores digitais (bots) e o software de agendamento de tarefas cuidam de tarefas repetitivas do dia a dia, como entrada de dados, geração de relatórios, automação de movimentação de arquivos, integração de aplicativos e muitos outros.
Os cases de RPA são muito variados e a possibilidade de acessar uma solução semipronta numa biblioteca e customizá-la para suas necessidades tornam essa solução ainda mais atrativa. Mas todo cuidado e pouco.
A automação de processos (RPA) tem sido vendida mundo afora como uma grande panaceia que irá resolver todos os problemas. E isso está longe de ser verdade. Costumo dizer a meus clientes que vejo RPA como um grande acelerador. E esse pedal pode nos levar a qualquer lugar muito rapidamente. O problema e que, se estivermos apontados na direção errada, chegaremos lá muito depressa!!!
Por isso, existem passos importantíssimos a serem tomados antes da implementação de RPA:
- a) A análise da eficiência do processo. (Benchmark, Análise de performance);
- b) Alinhamento deste com os objetivos estratégicos. (estilo Hoshin-Kanri);
- c) Checagem de maturidade do processo para automação (ROI, pontos de decisão mapeados, repetibilidade etc.).
Sem esse tipo de trabalho anterior, numa combinação dos 3 pontos citados acima, qualquer implementação de RPA está fadada ao fracasso no curto prazo. A mera criação de “bots” pode ser desastrosa se o número de defeitos ou falhas do processo for significativo. A automação RPA tende a exacerbar as características boas e ruins de cada processo. Esse trabalho conjunto de “process discovery” envolve uma análise rigorosa e deve ser conduzido sempre a priori por profissionais qualificados e experientes na área.
A implementação da automação oferece um outro conjunto de desafios não menos importantes. Escolha um parceiro de automação que seja resiliente, experiente e que utilize uma das principais plataformas de automação disponíveis no mercado. Cabe a esse parceiro fornecer suporte na plataforma escolhida e agir como ponte para as constantes evoluções na indústria de RPA, protegendo assim seu investimento inicial e diminuindo a obsolescência da solução projetada.
A estratégia de automação também e fundamental: você pode escolher uma solução que seja automatizada por meio de APIs, aumentando assim a estabilidade do sistema ou uma automação baseada no GUI (interface gráfica) que é ótima para determinadas tarefas e para agilizar a automação, mas depende de uma interface que não mude constantemente para impedir a quebra do bot. Você precisa garantir que os processos que você implementou continuem funcionando. Caberá a você definir a estratégia com seus parceiros de automação, considerando o que for mais importante para sua empresa.
Essas são apenas algumas das considerações mais evidentes do processo de Automação Digital que qualquer empresa. Com um parceiro em automação, você pode implementar as estratégias necessárias em seus negócios para enfrentar as crises atuais.
Por fim, gostaria de deixar uma mensagem positiva nesses tempos de incerteza e adversidade: procure encarar essa Transformação Digital pelo que ela realmente é. Um desafio e uma grande oportunidade. Desafio, pois, acreditamos que quem não embarcar nessa onda não terá sobrevida muito longa. A oportunidade nasce do entendimento do processo como um todo e seu potencial multiplicador.
Procuramos ajudar as empresas a melhorar as operações, mudar a estratégia para enfrentar os problemas do dia e implementar novas tecnologias para levar seus negócios adiante. Nossa abordagem de investir um tempo inicial na qualidade do processo e sugerir mudanças para aumentar sua maturidade tem ajudado nossos clientes a colher bons frutos na Automação e também a entenderem melhor as oportunidades intrínsecas dos seus processos. Ao escolher as soluções de automação do conjunto, fornecemos especialistas que oferecem suporte em todas as etapas da transformação, do planeamento, passando por implementação, treinamento e suporte.
Texto de Carlos Barreto, Process Improvement, Business Transformation, Robotic Process Automation (RPA) & Project Management #ONO
