Embora a pandemia tenha motivado uma transformação digital significativa na área da saúde, especialmente em serviços online e agendamentos, algumas clínicas e hospitais ainda estão perdendo os benefícios significativos que um processo automatizado de agendamento de pacientes oferece.
Aproveitar a tecnologia como a automação de processos robóticos (ou RPA) para automatizar o agendamento na área da saúde não apenas economiza dinheiro, tempo e recursos do trabalhador, mas também melhora a experiência do paciente e, em última análise, incentiva melhores resultados de saúde.
4 principais benefícios do uso de RPA para automatizar o agendamento de consultas na área da saúde
Os bots de RPA podem ser implantados como uma solução poderosa para desafios comuns de agendamento de pacientes, incluindo call centers sobrecarregados, procedimentos complicados de confirmação e atualização de compromissos, extensa entrada manual de dados e processos frustrantes para os pacientes. Continue lendo para saber como a automação aborda essas dificuldades e oferece quatro benefícios essenciais.
1. Conservar funcionários valiosos
Escritórios médicos ocupados geralmente usam call centers para atender a um grande volume de solicitações de agendamento. Gerenciar essas chamadas apresenta vários desafios para os atendentes, incluindo:
Agendamento para o local certo
Encontrar o horário disponível mais cedo que seja adequado tanto para o provedor quanto para o paciente
Garantir que os dados da consulta do paciente sejam inseridos corretamente
Minimizando os tempos de espera
Transmitir informações importantes ao paciente (como horário de chegada e procedimentos, por exemplo)
Sem mencionar que os trabalhadores do call center também são frequentemente responsáveis por chamadas para cancelar, remarcar e confirmar compromissos, além de coletar dados do paciente e informações do seguro. Para escritórios menores sem call center externo, não é incomum que funcionários administrativos alternem entre todos os tipos de chamadas telefônicas de pacientes (o agendamento é apenas um tipo de chamada) enquanto cumprimentam e fazem check-in de pacientes, atualizam registros, enviam documentos para provedores e processamento de pagamentos.
Os bots de RPA são capazes de agendar compromissos corretamente sem incorrer em tempos de espera ou regatear datas. O RPA aumenta a precisão e lida com alto volume com eficiência consistente, permitindo que os pacientes programem a qualquer hora do dia ou da noite. Os bots também podem ser usados para compartilhar e coletar dados vitais.
2. Incentivar os pacientes a manter suas consultas
Os não comparecimentos são caros para os provedores médicos. As consultas perdidas também podem contribuir para o desgaste e piores resultados de saúde. Os prestadores de serviços de saúde estão priorizando cada vez mais o processo de lembrete de consultas, enviando lembretes por SMS e e-mail ou usando o whatsapp.
Esses métodos são úteis imediatamente após o agendamento para confirmação e alguns dias antes dos compromissos. Mas muitas clínicas e escritórios ainda usam trabalhadores humanos para fazer chamadas de lembrete, a maioria das quais vai para o correio de voz como resultado da triagem de chamadas. Com o RPA, os lembretes automatizados de compromissos podem liberar recursos humanos valiosos e incentivar os pacientes a manter os compromissos com lembretes automatizados e o reagendamento mais fácil.
As alterações de compromisso são demoradas e exigem quase os mesmos recursos que o agendamento de compromisso inicial, sem receita adicional. Até que o pagamento seja feito, toda vez que uma consulta é alterada por um trabalhador humano, o provedor perde dinheiro. Isso sem falar no acompanhamento necessário para antecipar as consultas para pessoas com necessidades urgentes ou para entrar em contato com os que estão em lista de espera.
O uso do RPA para automatizar o reagendamento e o cancelamento oferece maior comodidade aos pacientes e economiza trabalhadores humanos para tarefas mais valiosas. Os processos de reagendamento e cancelamento também podem ser integrados a lembretes automatizados de compromissos – por exemplo, uma mensagem de texto pode dizer algo como “responda CANC para cancelar seu compromisso”.
3. Simplifique a preparação da nomeação
Para fornecer o melhor serviço e cumprir os regulamentos, os provedores médicos precisam de acesso a dados precisos do paciente. Especialmente para novos pacientes, o processo de coleta desses dados pode ser demorado. Perguntas comuns incluem detalhes administrativos, seguro do paciente, histórico médico, sintomas, diagnósticos, tratamentos, hospitalização e medicamentos, para citar alguns. Os provedores adotam abordagens diferentes para a coleta de dados – alguns coletam por telefone, alguns enviam formulários por e-mail para serem impressos (e depois digitalizados manualmente pela equipe), alguns coletam formulários eletrônicos por e-mail ou por meio de um portal e alguns fornecem formulários impressos chegada.
Um grande benefício da automação no agendamento de pacientes é a oportunidade de coletar dados no momento do agendamento de consultas em formato digital usando RPA. Isso não apenas economiza tempo administrativo, mas também fornece aos provedores dados importantes mais cedo, permitindo que eles se preparem completamente para fornecer um atendimento excepcional. É um mau uso do tempo de todos para um paciente preencher um formulário no consultório, por exemplo, e depois esperar enquanto um provedor lê o formulário imediatamente antes de tratá-lo.
4. Melhore a experiência do paciente
Os provedores médicos estão sempre procurando maneiras de melhorar o atendimento e aprimorar a experiência do paciente. Cada um dos benefícios mencionados do agendamento automatizado de pacientes tem implicações positivas para os pacientes:
Agendamento mais fácil. Com o RPA, um paciente pode iniciar o processo de agendamento quando for conveniente para ele. Eles nunca receberão sinal de ocupado, aguardarão em espera ou serão desconectados. Eles não precisam se lembrar de ligar de volta. Os bots podem solicitar que eles selecionem o local certo e o melhor horário disponível.
Atualizações mais fáceis. O RPA pode permitir que os provedores configurem confirmações automáticas e lembretes de compromissos. Receber uma mensagem de texto com todos os detalhes da consulta é muito mais fácil do que um cartão de consulta ou uma ligação, especialmente quando o paciente pode atualizar sua consulta em tempo real usando a automação.
Compartilhamento de dados mais fácil. Cuidar do agendamento e (muitas vezes complicado) da coleta de dados do paciente simultaneamente é mais fácil para o paciente, que não precisa gastar tempo pessoal em formulários de e-mail ou chegar cedo para preencher a papelada. Idealmente, eles também saberão mais cedo se os serviços não forem cobertos pelo seguro.
Conclusão: os pacientes que têm problemas para agendar, ajustar ou se preparar para consultas são menos propensos a chegar e receber os serviços de que precisam.
Uma melhor experiência do usuário para os pacientes aumenta as chances de melhores resultados de saúde à medida que mais pacientes aparecem para receber cuidados oportunos.
Publicado originalmente em SicoloS
