A pandemia e o trabalho remoto ou híbrido impulsionaram a transição do impresso para eletrônico. Hoje, os documentos digitais são uma solução e cada vez mais órgãos públicos como governo, tribunais, ministérios e prefeituras têm feito essa transição e, para tanto, governo federal e órgãos competentes têm orientado e publicado normas para adaptação à nova realidade.
Atualmente, os prontuários médicos e até o comprovante de vacinação estão disponíveis nos aplicativos. Nos processos judiciais, a partir de 1º de março de 2022, conforme decisão do CNJ em 21 de setembro de 2021, os tribunais brasileiros não poderão mais distribuir processos em meio físico, passando a trabalhar exclusivamente com processos eletrônicos.
Com estas novidades, aumentou a procura pela implantação de sistemas de gestão documental, um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução, que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos.
“Com a gestão documental é possível assegurar e agilizar o acesso à informação e preservar os documentos que integram o patrimônio documental público”, esclarece Janaína Lopes, especialista em GED com ênfase em Administração Pública da OM30 e responsável por orientar prefeituras do interior paulista a organizar e digitalizar documentos para serem acessados pelos munícipes. A Lei da Transparência ou Lei de Acesso à Informação (LAI – 12.527/2011) impõe o desafio da organização dos documentos aos municípios brasileiros com mais de 10 mil habitantes.
A gestão eletrônica de documentos (GED) é a tecnologia que facilita o controle, armazenamento, compartilhamento e recuperação das informações existentes. Na prática, a GED facilita a recuperação da informação (documentos) dos pedidos de acesso à informação encaminhados para Sistema Eletrônico do Serviço de Informações ao Cidadão (e-SIC) já que a LAI regulamenta o direito constitucional de acesso às informações públicas pelos cidadãos e obriga divulgar, através de um portal de transparência, as informações de caráter público.
“Existem ferramentas à disposição do gestor que ajudam a digitalizar, armazenar, consultar e disponibilizar documentos de forma ágil e eficiente, utilizando os indexadores desejados pelo município.”, esclarece Amaury Cunha Carvalho, diretor da OM30, especialista em Soluções em Gestão da Informação.
