A MAXIPAS Criciúma, uma das principais empresas de segurança e medicina do trabalho no Brasil, iniciou o processo de automação na empresa há um ano e é pioneira na transformação tecnológica na medicina do trabalho.
A companhia, que presta serviços de saúde ocupacional para grandes companhias no Brasil, possui mais de 8 mil empresas em sua carteira. A automação tornou-se essencial para lidar com a demanda e garantir agilidade, eficiência e segurança necessárias no dia a dia. A Selbetti Tecnologia, integradora de Outsourcing de TI, e a AutomationEdge, fornecedora de soluções de Hyperautomação, Robotic Process Automation e IT Automation, somaram-se como parceiras e fornecedoras das soluções utilizadas.
Inicialmente, MAXIPAS Criciúma não estava buscando a robotização, mas por meio do seu fornecedor outsourcing Selbetti, a empresa teve a chance de conhecer os produtos e identificar uma grande oportunidade para otimizar processos morosos dentro da organização.
O processo de implementação do RPA (Robotic Process Automation) em conjunto com a solução SmartShare ECM/BPMS da Selbetti, foi desafiador e exigiu a participação ativa da equipe da MAXIPAS Criciúma. Foram realizados dois projetos de grande magnitude, levando cerca de três meses para serem concluídos e mais o tempo para aperfeiçoamentos adicionais. A integração com o E-Social e SOCGED, utilizado amplamente na segurança e medicina do trabalho, proporcionou uma sinergia eficiente e permitiu uma maior capacidade de execução das funções relacionadas a esses sistemas.
O principal diferencial no processo, foi a viabilização de um serviço em função da automação. “O processo do E-Social antes da automação exigia um enorme número de colaboradores para ser realizado, pois atendemos, atualmente, mais de 300 mil vidas, e para atender à legislação e realizar a atualização do Sistema SOC dos nossos clientes com base nas informações contidas no portal do E-Social, era um processo maçante e trabalhoso. Mas com a automação foi possível trazer muito mais agilidade e segurança para o processo”, ressalta Kamila Borges, sócia fundadora e Diretora de Tecnologia.
No entanto, a inovação não para por aí. A automação também focou no lançamento do ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) e na produção de laudos técnicos. “Antes da automação, o processo do ASO demandava um tempo considerável e muita mão de obra. Era necessário abrir e-mails, procurar, abrir e salvar arquivos, realizar várias etapas manuais e inserir informações em diversos sistemas. Após a implementação da automação, utilizando os robôs da AutomationEdge, os resultados foram surpreendentes”, explica a Diretora de Tecnologia. Além disso, o preenchimento de laudos técnicos também se tornou muito mais eficiente. Anteriormente, esse processo levava cerca de três horas, e agora, com a automação, é concluído em apenas três minutos. Isso proporcionou uma agilidade significativa e um aumento na produtividade da equipe.
A implementação do RPA permitiu que a MAXIPAS Criciúma aumentasse sua capacidade de atendimento e oferecesse respostas ágeis aos seus clientes. A diretora de tecnologia, Kamila Borges, investiu tempo e esforço no projeto, mesmo sem ter conhecimentos aprofundados em tecnologia. Seu comprometimento e determinação foram fundamentais para o sucesso da iniciativa.
Por fim, são 14 automações implementadas. Os processos contam com Integração e Upload de ASOs com Sistema SOC/SOCGED; são uma média de 15.000 ASOS integrados por mês, com um tempo de execução de 1.5 minutos por ASO; a Integração e Upload de Fichas Clínicas no Sistema SOC/SOCGED é um projeto que está em produção, e possui uma média de 15 mil fichas clínicas ao mês, com tendência de alta, visto o amadurecimento do processo após entrada em produção, com um tempo de execução de 3 minutos por ficha clínica; já com a Geração de Relatório Gerencial, duas vezes ao dia, a automação realiza a extração de relatório de ASOs do Sistema SOC, e a partir desse relatório, são gerados indicadores de ASOs entregues e pendentes por prestador e por cliente.
“A implementação do RPA trouxe resultados significativos para a empresa, além de redirecionar funcionários que antes apenas realizavam tarefas manuais repetitivas, a empresa obteve uma capacidade maior de entrega e uma melhoria no preenchimento de dados. O projeto levou cerca de três meses para ser concluído, envolvendo a integração de diversas soluções e ajustes finos para garantir a eficiência operacional”, finaliza Kamila Borges.
