A digitalização de documentos torna os processos mais ágeis e seguros, além de permitir a redução de custos e a diminuição dos impactos ambientais. Ao cumprir os pré-requisitos estabelecidos pelo Decreto 10.278, de 18 de março de 2020, todos os documentos digitalizados, inclusive documentos de pacientes e instituições da área da saúde, passam a ter os mesmos efeitos legais da versão física, possibilitando o descarte do documento original em papel assinado, por uma versão totalmente eletrônica certificada de forma digital, com o mesmo valor jurídico.
Na área da saúde, a Lei nº 13.787, de 27 de dezembro de 2018, estabelece regulamentações a respeito da digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de pacientes. Para que esses documentos sejam válidos, é necessário seguir alguns critérios, como por exemplo, a digitalização exata do original e a garantia de sua autenticidade, integridade, confidencialidade e validade jurídica, que é realizada por meio das plataformas de certificação digital.
Para que esses documentos sejam válidos, é necessário seguir alguns critérios, como por exemplo, a digitalização exata do original e sua garantia de sua autenticidade, integridade, confidencialidade e validade jurídica, que é realizada por meio das plataformas de certificação digital, que garante a validade jurídica
Para assegurar que a digitalização e o armazenamento sejam feitos corretamente, a Simpress , empresa especializada no outsourcing de equipamentos de TI, oferece soluções de digitalização inteligente, de forma end to end, ou seja, desde o processo inicial de transformação do documento em formato eletrônico, passando pelo armazenamento, indexação e busca inteligente de informações.
A captura de dados do documento é feita pelo scanner que, por meio de uma digitalização inteligente, transporta as informações necessárias para a plataforma de gestão de documentos Simpress (ECM), que por sua vez, verifica se todos os requisitos necessários constam no documento para que ele tenha validade legal e ocorra a assinatura com certificado digital. Após esse processo, a digitalização já tem validade jurídica e fica disponível para consultas dentro do ECM, podendo o documento físico (impresso em papel) ser descartado.
“Os documentos originais, que pertencem ao setor da saúde e estão de acordo com a Lei, poderão ser destruídos após a análise e avaliação obrigatória da comissão permanente de revisão de prontuários e documentos, isso inclui aqueles criados de forma eletrônica, como o Prontuário Eletrônico do Paciente”, explica Paulo Theophilo Moreira, diretor de Marketing da Simpress.
Por meio dessas soluções, também é possível fazer o controle de vencimentos e a criação de workflows inteligentes entre os departamentos e áreas de aprovação, realizando um compartilhamento de informações direto na nuvem ou na modalidade local (infraestrutura do cliente). Todo esse processo conta com recursos de cyber segurança e criptografia de dados, o que garante maior proteção às informações dos documentos digitalizados, frente aos originais em papel.
Segundo o diretor, a solução, que engloba ferramenta, plataformas de gestão, consultoria e suporte também garante mais agilidade no dia a dia dos hospitais. “Com um único fornecedor, os gestores conseguem reunir recursos inovadores que levam praticidade, modernidade e preservação de documentos importantes para que as empresas não dependam mais de um espaço físico para armazená-los”, finaliza Paulo Theophilo.
