Atualmente, a transformação digital e o uso de meios da tecnologia estão presentes em todo o processo de uma empresa. Dentro da área de recursos humanos não poderia ser diferente, já que para cada admissão e demissão necessita-se de coleta de informações, como dados pessoais e documentações para confeccionar o contrato, e formalizar a demanda. Esse tempo poderia ser destinado a outras tarefas, possivelmente para melhorias no clima e cultura organizacional, se toda essa parte da operação fosse automatizada.
Marco Villa, Solution Engineer da Certsys, comenta que o uso de digital workflow é transferir esse processo, que muitas vezes acontece através de papéis e e-mails, para uma digitalização de processo, otimizando todo o fluxo. Pensando nisso, o especialista explica quatro benefícios do uso da ferramenta para o RH:
- Economia de tempo – Organizar as tarefas e automatizar as etapas repetitivas, permitindo que a equipe tenha mais tempo para se concentrar em atividades estratégicas;
- Redução de riscos – Tirando o uso de planilhas e solicitações por e-mail, a empresa reduz os erros;
- Mensuração de resultados – O digital workflow permite o registro das atividades da equipe, sendo possível criar metas e alertas;
- Decisões inteligentes – O acesso aos dados permite uma análise de tudo o que é feito pela equipe, identificando possíveis erros ou mudanças que podem ser aplicadas. Com isso, pode-se tomar decisões mais rápidas e eficazes.
O sistema completo engloba o processo como um todo, desde a coleta de documentos, confecção e envio de contratos, finalização e cobrança de assinaturas até a revogação de acessos, onboarding de funcionários, gestão de documentos, trilha de skills, podendo anexar novos cursos para uma possível nova vaga e promover funcionários habilitados. Além de funcionalidades do dia a dia, que permitem que o próprio funcionário possa solicitar férias ou enviar atestados médicos.
“A automação dos processos auxilia na tomada de decisão mais precisa, já que tem o histórico de cada pessoa do time em um só local. Lógico, assim otimiza o tempo para outras atividades estratégicas para melhoria tanto da equipe quanto da empresa como um todo”, afirma Heloisa Ramos, Chief Human Resources Officer da Certsys.
Uma outra maneira de realizar a digitalização de workflows e automação bastante utilizada ultimamente são os assistentes virtuais corporativos para processos internos, ou seja, o funcionário entra em contato com esse assistente virtual e pode solicitar alteração de dados, informações, férias, entre outras funções já pré-estabelecidas. Isso tudo com inteligência artificial e automação, sem precisar de recursos humanos.
“Podemos combinar diversas tecnologias para alavancar a digitalização dentro das organizações. Ilustrando um cenário de um chatbot que está fazendo o atendimento a um funcionário da empresa solicitando alteração de endereço, podemos conectá-lo com uma ferramenta de Captura de Documentos (OCR) para extrair as informações e fazer uma chamada para que o RPA pegue as informações coletadas e as transcreva dentro de outros sistemas que são digitalizados chamados de workflows, dessa forma finalizamos a esteira de digitalização e automação. Após todos os inputs conseguimos gerar KPIs e alinhar aos objetivos da organização aplicando gestão e governança”, comenta Marco Villa.
