por Amanda Borba, Comunicação e Marketing em HDB Systems
Saiba quais são as melhores tecnologias para a área jurídica e de conformidade. A Gartner realizou uma pesquisa que esclarece quais são as maiores dificuldades para as equipes jurídicas desde o início da pandemia. Dentre elas, está o desafio para gerenciar as cargas de trabalho. Para driblar este e outros problemas, os líderes dessas equipes precisam concentrar seus esforços de tecnologia em três áreas para obter o máximo benefício.
“A adoção de tecnologia para a equipe jurídica e de conformidade comum atrasa muitas outras funções corporativas. Portanto, o jurídico não deve tentar funcionar antes que possa andar”, disse Zack Hutto, diretor, consultor na prática Gartner Legal & Compliance.
Segundo Hutto, é importante que as equipes estabeleçam, em primeiro lugar, sistemas básicos de registro. E em segundo, invistam em soluções para facilitar os principais fluxos de trabalho antes de explorar oportunidades mais sofisticadas, como gerenciamento de risco habilitado digitalmente.
Para a maioria dos departamentos jurídicos, o nível de maturidade digital permanece baixo. A pesquisa do Gartner identifica três oportunidades críticas para líderes jurídicos que buscam tecnologia:
- 1. Estabelecer (ou fortalecer) sistemas básicos de registro;
- 2. Habilitar fluxos de trabalho básicos com investimentos digitais (além de enviar e-mails ou planilhas do Excel);
- 3. A transição de metodologias amplamente analógicas de gerenciamento de risco para o mundo digital.
Figura 1. Ciclo de hype para tecnologias da área jurídica e de conformidade, 2021
“Embora a tecnologia certa para uma determinada equipe dependa de suas prioridades subjacentes, seu progresso digital e sua postura de risco, os líderes jurídicos também devem monitorar os avanços na inovação para orientar onde eles concentram seus”, disse Hutto.
Ou seja, quando há um monitoramento das tecnologias, é mais fácil fazer investimentos assertivos. Dessa forma, o foco nessas áreas pode desbloquear ganhos de eficiência transformacional em questões jurídicas e de conformidade, como já acontece em outras funções de negócios, como finanças ou RH. Veja abaixo as principais tecnologias jurídicas e de conformidade segundo a pesquisa.
1. Sistemas básicos de registro
A pandemia aumentou a demanda de trabalhos jurídicos e de conformidade, mesmo com as equipes enfrentando interrupções em seus ambientes de trabalho. Além disso, a preocupação com a responsabilidade corporativa e transparência também cresceu.
Os investimentos em sistemas de base de registro para a área legal e de conformidade prometem abordar todas as três tendências, permitindo uma melhor captura e reutilização do produto de trabalho. “Os sistemas de gerenciamento jurídico empresarial (ELM) continuam avançando e oferecem uma opção atraente para extrair informações básicas de canais inadequados, como e-mail, dispositivos pessoais ou unidades compartilhadas”, disse Hutto.
O diretor evidenciou a importância do preparo das equipes, para que elas saibam utilizar a solução de forma correta, sendo isso mais importante do que a aplicação em si.
“Só então eles podem permitir um compartilhamento de informações mais eficaz para a era pós-pandemia de trabalho híbrido, melhorar a responsabilidade e a transparência na organização legal e permitir recursos de análise preditiva.” completou.
2. Fluxos de trabalho habilitados digitalmente
“As equipes jurídicas e de conformidade enfrentam mais trabalho para gerenciar do que nunca, e os custos indiretos tradicionais são enormes”, disse Hutto. “Digitalizar fluxos de trabalho de maior volume é viável, com tecnologias maduras para fazer isso, e tem demonstrado resultados profundos em termos de produtividade legal para os primeiros usuários – se bem gerenciado”.
Os líderes jurídicos devem identificar as cargas de trabalho que estão consumindo mais tempo em seus departamentos e priorizá-las. Por exemplo, em muitas organizações, os processos de gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) são demorados e estão prontos para digitalização com tecnologia madura para isso. As solicitações de direitos de assunto são outra área que pode ser transformada com a adoção da tecnologia e, atualmente, drenam muitos recursos de muitas organizações jurídicas.
Por isso, líderes da área jurídica devem escolher com cuidado em quais fluxos de trabalho irão investir. O ideal é que eles procurem uma consultoria especializada, para que as soluções sejam assertivas. Por exemplo, uma solução CLM com um método de admissão básico e roteamento de fluxo de trabalho orientado pelo usuário muitas vezes oferece um valor maior e mais consistente do que uma configuração muito complexa com automações que necessitam de infinitos ajustes.
3. Gerenciamento digital de risco
A volatilidade regulatória, a transformação do negócio digital, o aumento de invasões cibernéticas estão prejudicando a capacidade das organizações de gerenciar o risco de maneira eficaz por meio de meios ‘analógicos’ tradicionais.
“Tentar gerenciar o perfil de risco da organização sem investimentos digitais não só consome tempo desnecessariamente, mas também é inadequado”, disse Hutto. “O gerenciamento digital de risco pode ajudar a conectar processos ou partes interessadas díspares, fornecer uma visão sem precedentes e apoiar a governança de risco dinâmica – uma mudança transformadora de como as organizações devem abordar a governança de risco.”
Os líderes jurídicos e de conformidade devem procurar oportunidades para agilizar e simplificar a gestão de riscos. Dessa forma, eles irão melhorar sua compreensão dos problemas por meio da integração do sistema com fontes de dados de nível operacional. Assim, há mais chances de realizar avaliações maduras dos conteúdos de risco por meio de serviços gerenciados.
Contudo, é importante lembrar que as empresas devem abordar a substituição de várias soluções de gerenciamento de risco por uma única que seja integrada, com cuidado. Embora tal estratégia deva reduzir os gastos gerais e melhorar a mitigação de risco em teoria, as organizações enfrentam dificuldades em harmonizar sistemas e processos díspares e normalmente devem sacrificar algumas ferramentas ou fluxos de trabalho.
Publicado originalmente em HDB Systems.
