Os dados mestres ou master data, são informações consideradas essenciais para uma organização. Esses dados são coletados desde quando a empresa inicia suas atividades até o cenário atual em que ela está, independentemente de seu porte ou setor. Como são informações-chave para o negócio, necessitam estar dentro de algumas conformidades: estando atualizadas, organizadas e categorizadas de maneira correta, já que são importantes para o núcleo estratégico das organizações.
Benefícios de gerenciar os dados mestres
O master data pode ser encontrado em diferentes sistemas e setores de uma empresa, tais como: compras, almoxarifado, produção, vendas e contabilidade. Esses dados são importantes para que a empresa conheça os consumidores ou empresas das quais estão se relacionando comercialmente. Desta forma, a empresa se torna mais preparada para atender o mercado ao qual pertence, identificando preferências e analisando possíveis melhorias em seus produtos e serviços.
As empresas que concentram dados corretos e fazem o uso dos mesmos podem ter até 20% a mais de lucratividade, segundo um estudo feito pela Gartner, empresa líder de pesquisa e consultoria em inovações tecnológicas.
Informações-chave quando bem utilizadas, se tornam insights para melhorias no negócio, seja para entender melhor os clientes, pensando no lucro da organização, como também se tornam benéficas para a organização internamente, como integrar setores e unidades de maneira informativa, além de otimizar processos relacionados a dados.
O impacto dos dados mestres na rotina das empresas
Como já foi visto, os dados mestres estão distribuídos entre vários setores dentro de uma organização. As empresas possuem tamanhos variados e quanto maior for a empresa, mais dados mestres provavelmente ela terá. Caso alguns dados estiverem duplicados ou com informações incompletas, poderá levar muito tempo para analisar os itens de maneira manual.
Supondo que o setor de compras recebeu um pedido do setor de produção, para comprar um item que já está cadastrado, e caso o material seja um equipamento importado e a sua classificação fiscal estiver incorreta, poderá tornar a empresa vulnerável a multas fiscais. No entanto, se o item estiver com cadastro completo e com as informações corretas, poderá economizar, pois a classificação fiscal de materiais estará dentro das conformidades.
Os setores de Compra e Almoxarifado possuem informações-chave para uma empresa. Levando isso em consideração, os Fornecedores são um elo fundamental para a operação, assim como a correta escolha deles.
A necessidade de uma ferramenta para certificar a situação legal da empresa nas entidades públicas e privadas, é fundamental. Afinal, a organização precisa ter confiança de que o futuro fornecedor esteja apto antes de fechar qualquer negociação.
Como gerenciar os dados mestres?
Com o aumento de dispositivos conectados à internet, como os computadores e smartphones, houve um crescimento gigantesco de dados. Em 2019 o Brasil foi considerado o segundo país a passar mais tempo na internet, de acordo com um estudo feito pela Hoopsuite em parceria com a We Are Social. Desta forma, os dados estão sendo gerados de maneira escalável e rápida.
O que vem preocupando as empresas é a governança master data dentro da organização. A acumulação de dados sem controle pode ser bastante prejudicial, trazendo dificuldades para fazer, até mesmo, análise básica dos dados.
Aconselha-se contar com ajuda de uma ferramenta que reduza o tempo operacional na organização dos dados e que mantenha-os atualizados e padronizados, trazendo mais tempo hábil para enxergá-los de maneira estratégica.
A tecnologia traz como solução a governança de dados mestres, que serve para gerenciar, categorizar e enriquecer as informações essenciais. Também alinha os dados de acordo com a regra comercial da organização, relacionada às estratégias operacionais, de marketing e vendas, eliminando qualquer problema gerado por dados incorretos.
Fazendo uso de plataformas de gestão de dados mestres, também chamadas de Master Data Management, o histórico de compras, informações completas de materiais, serviços, clientes e fornecedores são exemplos de dados que poderão ser encontrados de maneira padronizada e organizada.
Existem plataformas como a Klassmatt cuja especialidade é contribuir para o master data de compras. Um dos maiores benefícios de investir em uma plataforma assim é a redução de custos nas compras: por meio do cadastro de materiais e serviços. A redução de custos poderá chegar até 60%. O acúmulo de informações pode poluir a base de cadastros, levando a empresa a usufruí-las de maneira errada, ocasionando compras incorretas e até mesmo atrapalhar pequenas análises que sejam necessárias.
Quando a empresa percebe a necessidade de aderir à uma plataforma em seus processos, é importante atentar aos benefícios que essa mudança trará, como ter os dados mestres constantemente atualizados. Há plataformas para gestão de dados mestres que oferecem os seguintes benefícios:
- Otimização nas atividades operacionais, ao alinhar os dados da organização e as operações relacionadas;
- Agilidade e automação no tratamento de dados;
- Disponibilidade de informações de acordo com o departamento;
Para as organizações que possuem dificuldades para manter uma padrão de cadastros, e que necessitam manter os itens organizados, padronizados e enriquecidos constantemente, existe o serviço de governança de cadastros. Com a terceirização desse processo, permite-se que as equipes internas possam estar mais presentes no planejamento estratégico.
A conclusão é que, quando bem gerenciados, os dados mestres podem tornar as empresas mais competitivas frente a concorrência. Com essas informações-chave organizadas, é possível que se promovam a otimização de custo e performance delas, além de auxiliar durante as análises estratégicas, melhorando os resultados à longo prazo. Além disso, foi visto que existem soluções tecnológicas que podem ajudar as organizações a alcançarem melhores resultados a irem mais longe, melhorando a gestão dos dados mestres.
